【検索機能付き 営業会議議事録】  ……会議で記録したものをすべて残し、言いっ放しにさせない多機能議事録! (エクセル)

本日は、検索機能付きの営業会議議事録をご紹介します。(2008年3月記事の改訂)
 
以前私は、「6.営業会議で議事録は残さない!」という記事で、どうせ書いても議事録を読む人はほとんどいないだろうから書く必要がない。会議参加者にコミットメントリストを持参してもらい、決まったことを自分の手で書き込んだほうがよいと提言しました。
 
しかしそれでも議事録は残したい、何らかの形式で会議の記録を蓄積したいという要望もあるでしょう。(コミットメントリストは強力なツールですから、私は強くコミットメントリストの活用をお勧めいたします)
 
そういった要望に応えるために考え出したのが今回紹介する「検索機能付きの議事録」です。
 
作り方はとても簡単です。会議で話し合ったテーマごとに一行追記していくだけです。会議ごとに議事録を作成するのではなく、同じテーマの営業会議であれば、同じ議事録にひたすら追記していきます。

蓄積されたデータをあとで検索したり、一定の条件にしたがって抽出させるためにエクセルで作成します。文章だけを記録する、ワードなどの文章ソフトで議事録を作ると、過去の履歴をたどることが難しくなります。
 
 
 
【前回会議で記録した項目と、まだ完遂していない項目のみに絞り込んだ議事録】

meeting%20sheet2010.png
 
 
 
分類項目として:
 
  1.会議日
  2.参加者
  3.重要フラグ
  4.テーマ (方針内容、商品内容など、さまざま)
  5.内容
  6.期日
  7.進捗状況 (未着手、途中、完了)
  8.詳細
 
を揃えました。
 
営業会議中に議論した内容を、参加者ごとに振り分け、期日を書き、会議ごとに進捗をチェックする、というただそれだけのことです。
 
議事録に特別な機能はありません。気をつけなければならないの運営ルールです。
 
 
 
【コミットしながらも完遂していないものは、議事録から削除されることはない】

meeting%20sheet2010%20commit.PNG
 
 
  
【運営ルール】

 ■ リスト機能を使い、完了したものは表示させずに印刷する
  (逆に、完了しないものはずっと残す)
 ■ 会議実施日、氏名、テーマ……ごとに絞り込み、動的に進捗を管理する
 
 
【期待される効果】

 ● 会議のやりっぱなしを防ぐ
 ● いつまでに誰が何をすべきか、過去どうだったのかが蓄積されていく
 ● 議事録が有効に活用されはじめるため、参加者の意識が変わる。
  (営業会議さえ乗り切れば、あとは何とかなる……とは思わせない)
 
 
 
会議の参加者がコミットしたことを、会議形式でモニタリングすることはとても重要なことです。全員が集まってモニタリングをするからこそ、組織で決めたことを忠実に守って遂行されているかどうかを「見える化」することができます。
 
そのためには「仕組み」が必要です。
 
ヘルマン・エビングハウスの忘却曲線でも言われるように、人間の記憶はとても曖昧です。20分が経過すると43%のことは忘れてしまうほど、人間の記憶力に頼ったモニタリングはリスクが大きいといえます。
 
前回の会議、次回の会議で何が話し合われ、何をやり残しているのかを絶えず「見える化」する。そして上司と部下とがコミュニケーションをとることにより、一度決めたことを曖昧にすることはできません。
 
会議という「点」をそれぞれ結び、「線」にするためのツールが求められます。私はコミットメントリストをお勧めしますが、このような会議議事録でも正しく運営することにより、会議の機能を最大限に膨らませることができます。
 

Twitter「つぶやく」ボタン

セミナー情報

有料セミナーでは、「行動心理学(NLP)」「脳科学」の視点でノウハウを熱く語ります!


研修情報

社内に導入をご検討中の方は、公式サイトからご覧ください。



ページのトップへ